Para cualquier negocio, gestión de informes de gastos es un problema importante. Es un elemento clave de la contabilidad, especialmente cuando aumenta el número de empleados y los viajes. Cuando el proceso es mal manejado por la institución, todo puede convertirse muy rápidamente en una pesadilla.
Se deben implementar ciertas acciones dentro de la empresa para que todo suceda en las mejores condiciones posibles. Por eso, nuestro equipo editorial ha diseñado para ti este artículo, que presenta 10 reglas a seguir para gestionar correctamente los informes de gastos.
Las 10 reglas a seguir para una buena gestión de las notas de gastos
La gestión de los informes de gastos requiere cierto rigor y gran precisión.
Para que las notas se procesen lo más rápido posible, es necesario seguir algunas reglas.
1. Ajustar la política de gastos de la empresa mediante el estudio de gastos
La empresa puede identificar los parámetros (excesos, por ejemplo) que necesitan ser corregidos calculando el monto promedio de sus informes de gastos cada mes.
La cuantía varía de un sector de actividad a otro, y en función del cargo del trabajador declarante. Pero un empleado declara una media de 460 euros de gastos al mes.
2. Establezca un techo en la cantidad de comidas
La empresa puede aplicar un tope estableciendo una cantidad promedio, lo que le permitirá ahorrar dinero, sin frustrar a sus empleados.
3. Establecer un límite diario en el uso de vehículos personales
Para lograr ahorros adicionales, la empresa puede considerar establecer un límite de viaje de menos de 200 km/día, por ejemplo, para los empleados que usan sus automóviles personales.
Más allá de esta distancia, la instalación puede ofrecer otras soluciones: tomar el tren o alquilar un vehículo, por ejemplo.
4. Recupera todo el IVA para ahorrar hasta un 2,5% en impuestos
Se autoriza la deducción del IVA en las comidas para los trabajadores en tránsito. La empresa puede entonces elegir esta opción.
5. Utilice la técnica de muestreo para controlar los informes de gastos
Esta técnica permite a la empresa priorizar las notas a comprobar: notas fuera de alcance, notas por encima de la media establecida, notas por encima de la mediana, etc.
6. Gana 98 euros al año y por empleado, con la ayuda de la URSSAF
Es importante cuidar la regularización de los vales de alimentación de los empleados que declaran sus almuerzos como informe de gastos.
El empleador no debe financiar una comida dos veces. Para hacer esto, puede retener la parte del empleador de los vales de restaurante que recibió en exceso en su recibo de pago.
7. Desmaterialización de documentos justificativos
Escanear los recibos de gastos ahorrará tiempo y evitará clasificar las versiones en papel.
8. Limítate a 2 niveles de aprobación
Es muy recomendable confiar la tarea a un máximo de dos personas: un contable y un superior directo, por ejemplo, lo que ahorrará tiempo a la empresa.
9. Procesa los informes de gastos a medida que llegan
Al final del mes, los gerentes se concentran en las distintas facturas. Así, para evitar la acumulación de informes de gastos, es recomendable proceder a su tratamiento a medida que aparecen.
10. Usa el software apropiado
La empresa también puede recurrir al uso de software, una herramienta mucho más potente para facilitar la gestión de los informes de gastos.
¿Están sujetos a impuestos los informes de gastos?
Primero, hagamos un balance del reembolso de ciertos gastos. Debe saber que la administración establece un umbral para ciertos reembolsos. Más allá de este límite, la cantidad pagada no se tratará como informes de gastos, sino como beneficios en especie para el empleado. Observamos este tipo de casos con los siguientes gastos:
- Asignaciones de kilometraje;
- Gastos específicamente dedicados al trabajo remoto;
- Gastos de alojamiento;
- Gastos por la compra de nuevas herramientas resultantes de nuevas tecnologías;
- Catering fuera de la empresa o dentro de la empresa;
- Costes o gastos en que se incurra para instalarse en una nueva vivienda en la medida de la movilidad profesional, etc.
Como norma general, si el importe de la devolución es inferior al umbral fijado previamente por las autoridades fiscales, se tratará como un informe de gastos.
En caso contrario, se considerará una prestación en especie.
Los gastos profesionales que se reembolsan al trabajador por su importe real no están, en principio, sujetos al IRPF ni a las cotizaciones a la Seguridad Social, pero siempre sujetos a la presentación de los justificantes. Sin embargo, este no es necesariamente el caso de las tarifas planas.
Sistema social por costos reales
Este es un punto importante a enfatizar, los costos reales no están sujetos a contribuciones sociales si el trabajador puede presentar los documentos de respaldo relacionados con los costos adicionales que estuvo obligado a soportar en el ejercicio de sus funciones. El monto de la exención no está limitado.
El sistema social por gastos a tanto alzado
Si el monto es inferior a los límites máximos establecidos por las autoridades fiscales, el reembolso de los costos fijos no está sujeto a las contribuciones a la seguridad social.
En este tipo de casos, el empleador deberá acreditar que aplica las bonificaciones que correspondan a la situación, no siendo necesaria prueba alguna.
Por encima de los límites máximos fijos, el reembolso de la suma global puede clasificarse como beneficios imponibles en especie.
Una empresa puede muy bien deducir los costos reales y los costos fijos de su utilidad imponible.
Sin embargo, el trabajador que es beneficiario del reembolso de gastos no está sujeto a impuestos sobre la cantidad que recibió.
Además, si se cumplen ciertas condiciones, una empresa puede recuperar el IVA de los informes de gastos de cada empleado.
¿Quién puede escribir un informe de gastos?
Generalmente, el documento de gastos lo redacta el trabajador previo a entregarlo a la compañía.
Por otro lado, el trabajador está obligado a pagar los costos de su labor.
En el acuerdo de empleo del trabajador, no hay ninguna cláusula que especifique que deberá hacer el pago de los costos relacionados a su empleo.
Los relatos de erogaciones se encuentran vinculados a todos los integrantes de una compañía, sean estos gerentes o no, o bien sean voluntarios o no.
Este procedimiento es usual en diversas clases de estructura: pequeñas empresas, grupos grandes o incluso asociaciones.
Si se refiere a la desaterialización, es necesario que el administrador de tecnología de la información o el departamento de contabilidad genere un diagnóstico de los costos, en caso de que la compañía utilize un programa o módulo específico. Debes conocer que tanto el administrador como el trabajador deben tener la posibilidad de ingresar a ella.
En el programa, el trabajador puede introducir la cuantía y los datos de los costos que habría soportado en las casillas de la cuenta de su usuario. Puede generar «gasto», sin embargo además es posible ver con exactitud los balances de gastos en su conjunto, cada mes.
Cuando un trabajador termina de generar un costo al programa, el director debe hacer un cálculos. Solo una vez que se haya completado la validación, un certificado puede ser considerado como tal.
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