▷ Gana en eficiencia con el software de digitalización Factorial

En Factorial tratamos de perfeccionar diariamente nuestros productos y atender la demandante necessitatidad de los especialistas en recursos humanos.

Este mes se hicieron importantes modificaciones en varias de las características de nosotros, entre ellas se encontraba nuestro sistema de administración de papeles.

Con el nuevo programa de escaneo de documentos, los usuarios tienen la posibilidad de escanear y terminar de manera automática los reportos de pagos, minimizando la carga de trabajo para los especialistas en la terminación de los mismos de manera individual.

¿Por qué invertir en software de escaneo de documentos?

Cuando compra un software que le ayuda a reducir la bureaucracía y las procédure s manuales, se puede mover hacia adelante en varias áreas.

A pesar de que evitan labores repetitivas y engorrosas, porque son malos para la moral, malos para la productividad y son extremadamente costosos para la empresa.

De acuerdo a un estudio de McKinsey, los trabajadores pierden una media de 1,8 horas diariamente en la búsqueda y recolección de documentos, o sea, unas diez horas por semana.

El programa de escaneo de documentos automiza la labor de recolección e información de los costos de la empresa y quita todas las dificultades de manera manual.

La solución todo en uno de Factorial, por ejemplo, utiliza el reconocimiento óptico de figuras (OCR) para distinguir las características de figuras y texturas de documentos en papel y luego transformarse en archivos electrónicos.

En efecto, es posible reproducir un comprobante con la cámara de un celular de igual manera que se reproduce un símbolo de verificación, esto simplifica el procedimiento desde el principio hasta el fin.

Estos son algunos de los provechos específicos que esta capacidad tiene la capacidad de proveer a compañías:

Acelere los informes de gastos

Informar manualmente los gastos significa pasar horas revisando montones de documentos, buscando recibos y escribiendo números.

Y para muchas empresas en crecimiento, no hay tiempo que perder.

Con el software inteligente de gestión de documentos, puede completar todo el proceso en segundos.

Aproveche mejor el tiempo y los talentos de su equipo, aumente su eficiencia y reduzca los gastos.

No solo ahorra en costos de mano de obra, sino que al mantener los recibos impresos, puede hacer un mejor uso del espacio de almacenamiento de su oficina.

Reducir el margen de error

Cuando se trata de informes de gastos, los pequeños errores pueden tener grandes consecuencias. Es por eso que necesita utilizar una herramienta que reduzca el riesgo de error humano.

Después de usar nuestro escáner de documentos inteligente, puede revisar rápidamente sus archivos digitales para asegurarse de que todo esté correcto antes de enviar sus informes.

Libera a tu equipo de la monotonía

No hay nada más desmotivador para un equipo de profesionales calificados que buscar documentos y pasar horas ingresando información de manera repetitiva.

Con esta actualización, puede liberar a su equipo de esta tarea que consume mucho tiempo y alentarlos a dedicar tiempo a actividades más interesantes.

Por ejemplo, tareas de toma de decisiones estratégicas que ayudan a que su negocio crezca.

¿Cómo funciona la función de escaneado inteligente de documentos de Factorial?

Quizás se pregunte cómo funciona esta nueva característica.

Aquí te explicamos paso a paso cómo reportar gastos con la app móvil de Factorial.

Abre la función de informes de gastos en Factorial

Para abrir la función de informe de gastos, primero abra la aplicación móvil. Seleccione «más» en el menú en la parte inferior derecha de la pantalla.

Desde aquí encontrará la opción para abrir «gastos» y acceder a la función de informes.

Descargar las facturas

A continuación, debe cargar las facturas o recibos en el programa.

Para hacer esto, simplemente seleccione el símbolo «+» en la esquina superior derecha de la pantalla. Luego tendrá la opción de agregar un nuevo gasto.

Luego se le pedirá que seleccione una de las siguientes opciones: tomar una foto, seleccionar una foto existente o seleccionar un documento existente.

Si toma una foto de un recibo con la cámara de su teléfono, asegúrese de que toda la información importante esté visible y se pueda escanear.

Después de tomar la foto, verá un cuadro blanco que le permitirá ajustar y recortar áreas innecesarias.

Cuando haya terminado, haga clic en «✓» para aceptar los cambios.

Luego, OCR procesará y leerá automáticamente el documento para encontrar la información necesaria.

Revisar la información recopilada

La función de informes de gastos de Factorial solo tarda unos segundos en leer y autocompletar formularios de informes de gastos.

Esta herramienta también es extremadamente precisa, pero siempre es mejor verificar que todo se haya escaneado correctamente antes de enviar el informe final.

Ya sea que haya usado una foto o un documento, una vez que la herramienta haya escaneado la información, verá un formulario con campos de detalles de gastos autocompletados.

La Herramienta Factorial es capaz de reconocer y determinar el tipo y monto de los gastos incurridos.

Cuando se muestra la pantalla de detalles de gastos, es importante en esta etapa verificar que la herramienta haya recopilado y procesado correctamente la siguiente información:

Clasificación de gastos
Nombre de la empresa/proveedor
Tipo de concepción
Cantidad total
Impuesto de venta
Fecha efectiva

Además, se debe adjuntar a este formulario una copia de la fotografía original. De esta manera puede mantener sus documentos en un lugar central.

Una vez que haya verificado que todo está correcto y en el lugar correcto, todo lo que tiene que hacer es hacer clic en «enviar para aprobación final» en la parte inferior de la pantalla.

Si prefiere esperar antes de enviar el gasto, puede optar por guardar todo como borrador.

Informe de gastos desde la app de escritorio de Factorial

Si bien hemos descrito el proceso de generación de informes de gastos con la aplicación móvil de Factorial, puedes hacerlo con la misma facilidad con la aplicación de escritorio.

El proceso es esencialmente el mismo.

Desde la pestaña «gastos», puede «agregar un nuevo gasto», cargar el documento y guardar el informe de gastos en segundos.

Otras funcionalidades de gestión documental de Factorial

Nuestro nuevo software de escaneo de documentos se suma a nuestro completo sistema de gestión de documentos.

Desde la nómina hasta la firma electrónica y los contratos, esta herramienta permite a los usuarios procesar y almacenar documentos de manera segura y eficiente.

Además de utilizar nuestro software de escaneado de documentos, esto es lo que puedes hacer con el gestor documental de Factorial:

Cree un sistema de archivo personalizado donde pueda almacenar registros de empleados, identificaciones, nóminas, licencias, contratos, documentos de inscripción y más.
Organice y almacene archivos en un repositorio de documentos centralizado. Esto minimiza la cantidad de horas dedicadas a buscar documentos.
Solicite y apruebe firmas electrónicas para documentos legales como contratos o hojas de tiempo.
Acelere sus procesos creando flujos de trabajo automatizados para documentos que requieren la aprobación de varias partes.
Controle y gestione el acceso a los documentos. Esto es particularmente importante para mantener el cumplimiento de las normas de privacidad y seguridad de datos.
Use acciones masivas para cargar varios documentos a la vez. Esto puede ahorrarle mucho tiempo de documentación, especialmente si necesita cargar y distribuir 50 o 100 documentos a la vez.
Cree informes personalizados basados en datos de documentos. Por ejemplo, con respecto a los salarios de los empleados y la información demográfica

Además de las funcionalidades mencionadas anteriormente, el Gestor Documental de Factorial te permite enviar solicitudes de firma y actualizaciones de documentos directamente a los empleados.

Cada vez que un nuevo documento debe ser revisado o firmado por un empleado, este último recibe automáticamente una notificación en el tablero y por correo electrónico. En general, esto significa menos viajes de ida y vuelta y procesos más fluidos.

Cuando se trata de simplificar y optimizar los procesos, la gestión de documentos es solo el comienzo. Con el software de recursos humanos todo en uno de Factorial, puede brindar a sus empleados las herramientas adecuadas mientras se mantiene organizado.

Estas son algunas de las principales características de nuestra solución:

Gestión de tiempo libre: automatice las solicitudes y aprobaciones de tiempo libre para su equipo. Establezca cuotas de tiempo libre y vea las vacaciones de los empleados en un calendario.
Asistencia y turnos: cree plantillas personalizadas para horarios de rotación de turnos, realice un seguimiento de las ausencias de los empleados y cumpla con las leyes federales y estatales de seguimiento del tiempo.
Panel de empleados: brinde a su equipo la capacidad de actualizar su información personal y acceder a sus registros. Con esta función, puede enviar comunicaciones y notificaciones de toda la empresa a su equipo sobre eventos, investigaciones e hitos.
Gestión del rendimiento: apoye el crecimiento y el desarrollo de su equipo con plantillas y preguntas de revisión del rendimiento personalizadas. Tome decisiones más informadas sobre promociones y planes de sucesión considerando datos cualitativos y cuantitativos.
Herramientas de adquisición de talento: con nuestro sistema de seguimiento de candidatos, puede crear una página de carrera personalizada y adaptar su cartera de candidatos a las necesidades específicas de su organización.
Informes y análisis: nuestras funciones de informes le brindan una mejor comprensión de la productividad de su equipo y el éxito de su negocio. Esta herramienta le permite mantener el control de los indicadores clave de rendimiento y crear gráficos personalizados basados en los datos de los empleados.
Nómina: genere recibos de pago, establezca el pago fijo de horas extra, automatice las comunicaciones de los empleados, calcule el pago de horas extra, bonos y más.

En definitiva, la solución de Factorial te ayudará a hacer algo más que realizar tus funciones del día a día. Se librará de las tareas manuales monótonas y le permitirá concentrarse en hacer crecer su negocio.