▷ Espacio de trabajo colaborativo: principios a seguir

Con la popularidad del trabajo a distancia, los expectativa de los trabajadores con respecto a la distribución de las mesas de trabajo y el lugar de trabajo han evolucionado. El trabajo en equipo era la costumbre recientemente. En la actualidad, los trabajadores no ven la necesidad de trasladarse al lugar laboral si deseas tener precisamente la misma vivencia que en casa.

¿Cuál es la razón de ingresar al edificio para encerrarse entre sus paredes? El espacio de trabajo en colaboración es una nueva concepción de cómo pensar y construir lo que es el cara a cara. Siga nuestras sugerencias para establecer el coworking de la empresa y anime a sus empleados a volver a relacionarse con las mieles de la colectividad.

Espacio de trabajo colaborativo: definición y beneficios

El espacio colaborativo es un espacio (físico o virtual) en donde los integrantes de la compañía discuten y se ayudan entre sí. Es una atmósfera de labor que mezcla el afecto, la amistad y la horizontalidad. Sin embargo su labor es más extensive. El reto es lograr que los objetivos personales se vayan fusionando en un objetivo común a través de los canales informales y formales, esto es, a través de la emulación y en limitando las características que se pueden ver en la escala jerárquica.

Los principios del trabajo colaborativo

Henry Ford dijo: “El viernes juntos es un comienzo; permanecer juntos es progreso; trabajar juntos es el éxito. «.

Esta es la forma de resumir a grandes rasgos los conceptos básicos del trabajo colaborativo.

Lejos de ser una simple forma de estar juntos, el trabajo colaborativo implicala puesta en común de competencias para lograr una acción colectiva.

Esto implica tres elementos fundamentales:

compartir conocimientos, recursos y herramientas;
comunicación permanente sobre los objetivos a alcanzar y avances;
una organización ágil y horizontal que permite compartir la responsabilidad.

Cuando estos tres principios del trabajo colaborativo se plasman y organizan en un entorno, hablamos de un espacio de trabajo colaborativo.

Por lo tanto, este último puede ser físico o virtual.

Espacio de trabajo compartido virtual frente a espacio de trabajo compartido

Su área de colaboración se incorpora a través de distintas herramientas como la mensajería instantánea, la administración de archivos, un calendario compartido o incluso métodos de rastreo y utilización de tareas en común.

Su labor es facilitar los vínculos en forma de distancia.

El lugar virtual de trabajo en colaboración, llamado coworking, es una zona virtual planificada para estimular la conversación entre los integrantes.

Además es necesario distinguir la zona de laboración en colaboración de la zona de laboración en común. En el segundo caso, el propósito es que los trabajadores puedan ejecutar office flexible.

Esto implica tener acceso a un espacio de labor compartido, sin embargo no es necesario que sea colaborativo.

Las ventajas del espacio de trabajo colaborativo

El entorno colaborativo posee multiple beneficios con respecto a la vida en el trabajo, la producción, además también la administración de los edificios de la compañía. Debido a que son lugares de reuniones, los despachos tienen un rol dentro de la socialización de la labor. Estos vínculos facilitate la creación de una corriente profesional en equipo dentro de la compañía y estimulan el sentimiento de adscripción.

Un análisis emitido por la Univesidad de Stanford evidencia que los trabajadores que laboran en conjunto tienen mayor estímulo cuando se involucran con otros colegas. Su estímulo es más grande y manifestan más satisfacción al acabar sus labores.

El sentimiento de pertenencia incentiva a los integrantes del staff a superarse en relación a ellos mismos. La investigación en cuestión afirma que los integrantes de una comunidad online pelean por acatar sus objetivos con un 64% de mayor duración que los individuos solitarios.

Son más atentos debido a que se encuentran consagrados a la gente que los rodean. Al mismo tiempo, el estudio de CBRE informaría que la huella inmobiliaria de flex office se reduciría entre un diez por ciento y un veinticinco por ciento, en base a un análisis de mercado. A gran distancia de un margen económico pequeño en una época en la que los trabajos combinados se están popularizando!

Los retos del trabajo colaborativo en 2023

Con el desarrollo del teletrabajo, los intercambios laborales informales se han debilitado y los lazos se han debilitado.

Para mantener los grupos de trabajo y promover el compromiso, los departamentos de recursos humanos rápidamente se dieron cuenta de la necesidad de invertir enherramientas de trabajo colaborativo remoto.

Luego, con el regreso a una forma más híbrida de combinar el tiempo cara a cara y el trabajo remoto, los DDH se enfrentaron a un nuevo desafío: alentar el regreso a la oficina mientras organizaban oficinas flexibles.

En 2023, la oficina individual «como en casa» ya no atrae. Los empleados acuden a la oficina buscando interacción, encuentro físico, intercambio, comunicación…

Además, poratrae a la joven generación ZLas empresas tienen todo el interés en crear espacios de colaboración y coworking corporativo.

Estos recién llegados al mundo del trabajo están particularmente apegados a los intercambios cara a cara y favorecen las organizaciones de trabajo ágiles basadas en la cooperación entre pares.

¿Cómo crear un espacio colaborativo atractivo, propicio para los intercambios?

Por lo tanto, es necesario organizar un lugar de trabajo colectivo que no sea solo una oficina temporal o un espacio compartido.crea condiciones favorables para la colaboración. Así es cómo.

Los principios del diseño de coworking.

Se deben seguir ciertas reglas de diseño. Entre ellos :

Los tipos de espacios y sus funcionalidades son mixtos (cafetería, sala de reuniones, espacios de reunión informal, etc.)
Utilizar muebles modulares o diversificados para dar cabida a un uso flexible del espacio (mesas modulares, mesas altas y mesas altas convertibles, etc.)
Respete la necesidad de privacidad de los empleados (cabina telefónica, escritorio individual temporal, lugar tranquilo disponible, etc.)

Las normas aplicables del Código del Trabajo para la disposición de los cargos

Como DDH, usted también debevelar por el cumplimiento del Código del Trabajo.

En Francia, la ley no impone una superficie mínima para una oficina colectiva o espacio de trabajo compartido.

Por otra parte, el empleador está obligado a velar por la seguridad y proteger la salud física y mental de sus empleados.

ElNorma Afnor NF X 35-102puede servir como marco de referencia. Ella recomienda:

10 m2 por persona para una oficina privada;
11 m2 por persona para una oficina compartida;
15 m2 por persona en un espacio colectivo ruidoso.

Para evitar que el desarrollo de espacios de trabajo colaborativo sea una fuente de tensión, es importante involucrar a los equipos y representantes del personal en sus discusiones.

En el caso de la oficina flexible, la relación entre la cantidad de empleados y la cantidad de estaciones de trabajo puede convertirse rápidamente en una fuente de debate, y los empleados pueden sentirse «expulsados» y obligados a quedarse en casa.

¡Es totalmente contraproducente! Por ello, es necesario encontrar el equilibrio entre la optimización de los edificios empresariales, la organización del trabajo híbrido y el fomento de la colaboración.

Las claves de la calidad de vida en el trabajo en un espacio compartido

Esto implica en particularproporcionar a los empleados soluciones y herramientas de trabajo compatibles con flex officeNo trabajo juntos.

P.ej :

portátiles ligeros y fáciles de transportar;
asientos fácilmente ajustables para la comodidad del trabajador;
soluciones relacionadas con la acústica (auriculares reductores de ruido, mamparas extraíbles)
fácil acceso a los documentos de trabajo (unidad, espacio de colaboración en línea, etc.)
herramientas adaptadas a reuniones híbridas (videoconferencias, etc.)

Durante mucho tiempo, los espacios abiertos han sido percibidos como fuentes deestrés laboralporque prestaron poca atención a las expectativas de los empleados a favor de una lógica de optimización de metros cuadrados.

Esto es mucho menos cierto hoy en día, ya que los nuevos métodos de diseño en el coworking tienen en cuenta la necesidad de tranquilidad y privacidad.

Teniendo en cuenta el bienestar de sus empleados, también considerará establecer unsistema de gestión transparente para la reservaespacios.

¡No hay nada más estresante para un empleado que no saber si encontrará trabajo cuando llegue a la oficina!

Herramientas para organizar un espacio compartido: el ejemplo de Desky

Facilita la labor de organización del trabajo en ambientes de coworking, es importante evitar peleas por la utilización de los espacios comunes.

Varias de ellas es posible que se encuentren atadas a sistemas de espera. Sin embargo no es fácil acordarse de la exacta disposición del lugar de laboración en el momento en que se desempeña desde casa. Para atender esta demanda, existen soluciones como Desky, una app para móviles que transforma cualquier espacio de trabajo en una zona de estudio flexible.

Gracias al diseñador visual, la compañía tiene la capacidad de reproducir virtualmente el contexto de labor con todas las oficinas y salas de reuniones por internet. De esta forma, los trabajadores pueden reservar lugares de trabajo en cualquier momento a través de su móvil o por medio de un escáner de códigos QR. Todas las reservaciones se llevan a cabo en tiempo real.

Gracias a la integración de Desky con el software de gestion de recursos humanos de Factoriales, es posible gestionar la administración de los lugares compartidos desde su programa de administración de personas. Ideal para agilizar la administración de las salas de reuniones colectivas y evitar problemas!

Creación de un espacio de trabajo colaborativo: plan de acción de ejemplo

Ahora que conoce las mejores prácticas a seguir, todo lo que necesita hacer es implementar un plan de acción.

Aquí hay un ejemplo de un plan de acción para ayudarlo a administrar la apariencia de sus instalaciones.

Fase	Líder	Comportamiento
Lanzamiento del grupo de trabajo y análisis de oportunidades	DDH	Cree un grupo de trabajo que reúna al menos a Recursos Humanos y al Gerente de las instalaciones (pero también al departamento de TI y a los gerentes) Aclare las prácticas que desea fortalecer (adopción de oficina flexible, colaboraciones ágiles en equipo, momentos informales y amistosos, etc.)
Análisis de viabilidad	Gerente de la instalación	Realizar una auditoría de las existentes (número de oficinas actualmente cerradas, superficie inmobiliaria, etc.); Analizar la viabilidad de una remodelación del espacio (planes y análisis de presupuesto);
Validación PASA/NO PASA	Gerente de recursos humanos/instalaciones	Presenta el proyecto al Comité Económico y Social (CSE) para opinión; Validar el presupuesto con la gerencia
Preparación y seguimiento de obras.	Gerente de la instalación	Seleccione empresas de ferretería y muebles; Planificar y ejecutar la obra; Monitoreo y recepción del sitio
Reorganización del trabajo	DRH/DSI/ Gerentes	Definir reglas comunes para el funcionamiento y animación de los espacios de trabajo; Configurar sistemas de reservas y herramientas apropiadas para los empleados
Comunicación	RRHH/Comunicación	Animar a los empleados a ocupar espacios de coworking Compartir reglas de operación

Últimamente, para generar lugares de trabajo en colaboración y de acceso libre, la integración será muy importante los métodos de administración más ágiles para estimular a la comunidad y fomentar la cooperación entre los integrantes de su staff. No dudes en leer nuestro artículo sobre la administración cooperativa para mayor información!