▷ Cumplimiento de documentos: sus desafíos y herramientas

Elcumplimiento de documentosnegocio cubre varios temas al mismo tiempo.

En primer lugar, debestiene todos los documentos necesariosconforme a la ley: contratos de trabajo, registros contables, informes de gestión, registros de personal, etc.

Segundo, todo documento, obligatorio u opcional, debe sercumplir con los requisitos legales: un contrato, por ejemplo, sólo es válido si está firmado por las partes contratantes.

Tercero, sus documentos comerciales deben estar en ordenmantenerse durante el período mínimo necesarioy nada más si contienen datos personales.

La carga aumenta a medida que crece su negocio. Para facilitar el cumplimiento de los documentos, es importante adoptar buenas prácticas, así como herramientas efectivas.

Cumplimiento documental: ¿de qué estamos hablando?

El cumplimiento documental en una empresa designa tanto los medios como el resultado.

usted instalóprácticas y herramientas que garantizan una gestión documental impecable en el sentido de la ley.
Sus documentos comerciales cumplen con:los documentos son válidos, actualizados y almacenados de forma segura.

En definitiva, significa estar en conformidad con la normativa que se aplica a su empresa.

Contabilidad, finanzas, recursos humanos o incluso marketing: todos los departamentos de su empresa se preocupan por el cumplimiento de documentos. Aquí hay algunas ilustraciones.

Cumplimiento de los documentos del departamento de marketing.

El departamento de marketing recopila y analiza información sobre clientes actuales y potenciales para promocionar de manera efectiva los productos y servicios de la empresa a través de campañas publicitarias dirigidas.

Para el departamento de marketing, el cumplimiento abarca dos tipos de documentos: expedientes de clientes y contratos publicitarios.

En su misión de recopilar y analizar datos: el departamento de marketingSegún el RGPD. En particular, los empleados deben cuidar de respetar los derechos de las personas al compilar y actualizar los archivos de los clientes. El equipo de marketing también se encarga de eliminar los datos personales tan pronto como su retención ya no esté justificada.
En sus acciones publicitarias: el departamento de marketing concluye alianzas, invierte en publicidad online, compra spots de televisión… cada transacción debe formalizarse en un contrato, establecidode acuerdo con la ley de contratosy conservado durante un mínimo de 5 años – 10 años si el contrato se celebra por vía electrónica.

Cumplimiento de documentos contables y fiscales

Las sociedades están sujetas a obligaciones contables y fiscales inderogables. Contabilidad, presentación anual de cuentas, declaraciones de impuestos… las normas a seguir son especialmente técnicas.

Para garantizar el cumplimiento de los documentos en esta área, la mayoría de las empresas subcontratan la tarea de tenerel uso de firmas contables.

Cumplimiento de los documentos de recursos humanos

Las regulaciones son abundantes y estrictas cuando se trata de recursos humanos. De hecho, lo que está en juego en el cumplimiento de los documentos es importante.

¿Cuáles son sus desafíos de cumplimiento de documentos?

Documentos a presentar en caso de control administrativo

El primer problema obvio con el cumplimiento de documentos: ser impecable en caso de una inspección. Ninguna empresa es inmune a la inspección por parte de la inspección del trabajo, la administración tributaria o incluso la CNIL.

Y cualquier disconformidad observada en esta ocasión puede atribuirse a usted.

Te arriesgas a sanciones financieras.significativamente, sin mencionar que su marca de empleador sufre.

Documentos con valor probatorio en caso de litigio

Los organismos públicos no son los únicos que exigen el cumplimiento de sus documentos. Delante de sus socios comerciales, clientes y empleados, también debe dar ejemplo en la gestión de documentos. Ilustraciones:

En caso de desacuerdo durante la ejecución de un contrato: debe ser capaz de producir pruebas para hacer valer sus derechos y defenderse de manera efectiva.
En caso de conflicto con un empleado: el más mínimo error sustantivo o formal en el establecimiento de documentos de recursos humanos lo expone a fuertes sanciones.

Documentos de los que extraer datos fiables

El cumplimiento de documentos no se trata solo de evitar problemas. La gestión infalible de documentos también es una ventaja de rendimiento.

Los documentos son el corazón de su negocio. Contienen datos valiosos que usa todos los días para administrar su negocio y hacer crecer su negocio.

El cumplimiento de documentos también esdisponer de documentos fiables, actualizados y de fácil acceso.

Los fundamentos del cumplimiento de documentos

1) enforcar la presión de ser exacto

No se debe dejar de lado la posibilidad de tener un addendum a un contrato de trabajo sellado, actualizar los datos de personal en el repertorio de clientes, examinar la legislación aplicable en el momento de crear un registro obligatorio, etc.

De modo que, todos los departamentos de la compañía deben estar al tanto de las dificultades en la observancia de los documentos. Como parte de su labor, cada trabajador está facultado para realizar las cosas adecuadamente, en palabras de un «buen alumno».

2) Preséntate rodeada de especialistas en comercio.

Para asegurarse de que se cumplan los papeles, es necesario estar al tanto de la legislación en vigor.

El departamento de derecho de la compañía está en particular llamado sobre esto. Sea lo que fuere, tenga cuidado de cuidar a los expertos o proveedores de servicios que estén al día con las legislaciones regularmente.

Lo que se juega es todavía más grande respecto a cuestiones técnicas, como la fiscalidad y las personas. Su fuerza de trabajo es inalterable en el ámbito del derecho del trabajo, como ejemplo.

3) Tenir las herramientas de trabajo apropiadas.

La legislación del 13 de marzo de 2000 consintió que el digital tenga el mismo valor que el escrito a mano. Por otra parte, la figura de un profesional en la medicina tiene la misma importancia que la figura de un sanitarista.

Estos importantes eventos hicieron que la compañía estuviera lista para la adesmaterialización de documentos. Esta es una gran ocasión debido a que la desaterialización hace más fácil la consecución de documentos. Siempre y cuando, por supuesto, cuente con las herramientas fundamentales.

Software empresarial al servicio del cumplimiento documental

Software CRM, HRIS o ERP: la gran mayoría de las empresas utilizan software empresarial. Cualquiera que sea la herramienta, debe integrar tecnologías de alto rendimiento al servicio del cumplimiento de documentos.

Funciones de automatización actualizadas según normativa.Si la herramienta genera automáticamente un documento, por ejemplo, debe incorporar cualquier información nueva que sea obligatoria en virtud de una ley reciente..
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Posibilidad de ajustepermisos y roles de usuariopara garantizar la confidencialidad de los datos y la fiabilidad de los documentos a lo largo del tiempo.
Una característica defirma electronicaSegún eIDAS para garantizar la seguridad contractual.
ElGestión de documentos electrónicos(GED)desmaterialice, administre, rastree y guarde documentos a lo largo de su ciclo de vida.