Muchos autores llevan varias décadas popularizando métodos de productividad y gestión del tiempo, con el objetivo de convertirse en una máquina de guerra de la eficiencia. Personalmente, hace tiempo que creo en este paradigma.
De la eficacia a la eficiencia…
El paradigma de la eficacia tiene sentido dependiendo de la fase de la vida en la que te encuentres, tanto si estás empezando un nuevo proyecto, como si estás en plena transición del trabajo asalariado al emprendimiento. Llega un momento en que te das cuenta de que las acciones que realizas no son lo que eres.
En ese momento, te das cuenta del precio que pagas por perseguir un objetivo «a toda costa». La eficacia suele ir en detrimento de la escucha y la vida interior.
Me explico
Intento ser eficaz y escribir el mayor número de palabras posible. Es el resultado de escuchar en tiempo real lo que siento en mi interior.
En el paradigma de la eficiencia, necesitas escuchar cuando es el momento adecuado para lo que quieres hacer 🙏.
Cuando me apetece escribir un artículo y me dejo llevar, está escrito en un periquete, es cualitativo y lo disfruto.
En cambio, muchas veces, cuando lo hago, me limito a apuntar mis ideas, el plan y espero a sentir el momento adecuado para meterme de verdad en ello, porque siento que si lo fuerzo, se queda rancio. Con la eficiencia, lucho contra mí mismo para motivarme aunque no me apetezca, me fuerzo, incluso puedo llegar a disgustarme con la tarea. Ya no intentamos «hacerlo a toda costa».
Como el paradigma de la eficiencia implica que dejemos de tratarnos como una máquina y nos escuchemos a nosotros mismos, dejaremos de hacer de forma natural cosas que no nos hacen revivir. Como un niño que sigue sus deseos.
¿Y qué pasa con todas las tareas que realmente no quieres hacer?
También puedes hacerlo porque para ti es importante vivir en una casa limpia o dormir a pierna suelta.
Como puedes imaginar, la transición a la eficiencia requiere un periodo de duelo.
Renunciar al control
Mientras tanto, he abandonado esa imagen fantasiosa de mí misma. He renunciado a todas esas rutinas matutinas, a ese control excesivo que tenía sobre mí mismo, queriendo aprisionar a mi niño interior en el altar de mis delirios egoístas de éxito.
Steve Jobs
Ser eficiente es dejar de tratarte como una máquina de producción, dejar de intentar gestionar tu tiempo.
Toda esta eliminación libera energía creativa y deja espacio para otra cosa.
Nos ponemos en movimiento porque la vida que hay en nosotros se expresa, como un niño jugando. Este cambio de paradigma requiere que nos comprometamos con nosotros mismos, que confiemos en nosotros.
La eficacia y la eficiencia son dos conceptos interrelacionados pero distintos en el ámbito laboral. La eficacia se refiere a lograr los resultados deseados, es decir, alcanzar los objetivos establecidos. Por otro lado, la eficiencia se refiere a lograr esos resultados de la manera más óptima y económica posible, minimizando los recursos utilizados.
Si ya eres eficaz en tu trabajo y deseas pasar a ser más eficiente, considera las siguientes sugerencias:
1. Analiza y prioriza: Evalúa tus tareas y actividades para identificar cuáles son las más importantes y contribuyen directamente a los resultados deseados. Enfócate en esas actividades prioritarias y asigna tiempo y recursos adecuados para completarlas eficientemente.
2. Planifica y organiza: Dedica tiempo a planificar tus actividades diarias o semanales. Establece metas claras y crea un plan de acción detallado que te permita trabajar de manera estructurada y minimizar el tiempo perdido en tareas innecesarias. Utiliza herramientas como listas de tareas, calendarios y aplicaciones de gestión del tiempo para mantener el enfoque y la organización.
3. Automatiza y delega: Identifica tareas repetitivas o rutinarias que puedan automatizarse o delegarse a otros miembros del equipo. La automatización de procesos mediante el uso de herramientas tecnológicas puede ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia. Delegar tareas adecuadas a personas capacitadas libera tu tiempo para enfocarte en actividades más estratégicas y de alto valor.
4. Mejora tus habilidades y conocimientos: Busca constantemente oportunidades de aprendizaje y desarrollo profesional. A medida que adquieras nuevas habilidades y conocimientos, serás capaz de realizar tu trabajo de manera más eficiente. Mantente actualizado en tu campo, participa en cursos de capacitación o busca mentoría para mejorar tus competencias.
5. Optimiza tus procesos: Examina tus procesos de trabajo y busca formas de optimizarlos. Identifica cuellos de botella o pasos innecesarios que puedan eliminarse o simplificarse. Busca soluciones que te permitan hacer las cosas más rápidamente sin comprometer la calidad.
6. Utiliza herramientas y tecnología adecuadas: Aprovecha las herramientas y tecnologías disponibles que puedan ayudarte a realizar tu trabajo de manera más eficiente. Estas pueden incluir software de gestión de proyectos, herramientas de colaboración en línea, automatización de tareas, entre otros.
7. Mide y evalúa tu desempeño: Establece indicadores clave de desempeño (KPI) para evaluar tu eficiencia en el trabajo. Mide y registra tus resultados, identifica áreas de mejora y ajusta tus estrategias en consecuencia. El monitoreo regular te permitirá identificar oportunidades para aumentar aún más tu eficiencia.
Recuerda que la eficiencia no se trata solo de trabajar más rápido, sino de trabajar de manera inteligente y optimizada. Enfócate en las actividades de mayor valor, mejora tus habilidades y utiliza los recursos disponibles de manera óptima para lograr mejores resultados en menos tiempo.
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