▷ ¿Cómo administrar los gastos comerciales?

Como parte de sus tareas, es usual que los trabajadores necesiten generar ingresos por honorarios de abogados. Los costos de desplazamiento, paseos de larga distancia o alimentación, los costos de un trabajador son posible que sean exorbitantes en el desempeño de su labor.

Sin embargo, cuáles son estas tarifas? ¿Cuál es la lista de tus deberes? ¿Cómo puede ordenar más adecuadamente los reportes de los costos de sus trabajadores?

¿Qué significado tienen los reportes de cuentas por pagar?

Conforme’URSS, los costos de los profesionales se corresponden a los costos que tiene el trabajador debido a su empleo profesional. Estos pagos deben ser, en su totalidad, devueltos por el patrón.

Generalmente, estos importes se encuentran adelantados por el trabajador y luego cubiertos por la compañía en la momento de exhibir una prueba. Además es posible que sean devueltos a un precio real o a modo de planchado.

Además es importante señalar que los costos de la profession no están atados a las contribuições a la seguridad social, CSG (generalmente llamada contribución) y CRDS (en especial, el costo del reembolso de la deuda social).

¿Cuál es la clase de costos que el empresario está dispuesto a pagar?

De esta manera, un trabajador puede, durante la ejecución de sus labores diarias, generar costos de profesiones. Si bien usted, como empresario, está obligado a pagar estos costos, no todos son de usted.

Estos son los costos de la profesión más factibles de pagar:

Costos de envío: taxi, tren, transfer y/o incluso alquiler de bicicletas;
Costos de alimentación: todas las comidas tomadas en el ejercicio de la función deben ser reembolsadas (reuniones con clientes, viajes, etc.) de acuerdo con las escalas definidas;
Costos de kilometraje: uso de vehículos personales para viajes de negocios;
Grandes gastos de viaje: gastos generados por viajar más de 50 km (transporte, noches de hotel, catering, etc.)
Gastos de mudanza: gastos generados durante una mudanza por motivos profesionales;
Costos del teletrabajo: la tarea vale la pena! Consumibles, electricidad, calefacción, equipos…
Tarifas por el uso profesional de herramientas TIC: los costos motivados por la compra de equipos de TI esenciales para el trabajo del empleado;
Costos de vestimenta: algunos trabajos requieren ropa especial.

Hay otros gastos comerciales que pueden ocurrir dependiendo de la industria de cada empresa. Deberá trabajar en los detalles con los departamentos de recursos humanos y legal.

¿Cómo gestionar los gastos profesionales de tus empleados?

La gestión de los informes de gastos de sus empleados es un tema crucial. Sobre todo, si no cumples con tus obligaciones, hay sanciones.

¿Reembolso de los costes reales o suma global?

El reembolso de los gastos profesionales puede adoptar dos formas:

Elreembolso de suma global . El empleado es compensado en forma de primas regulares ya menudo mensuales. Por lo general, se enumeran en contrato laboral o colectivo convencional y se registran aguas arriba. El pago de estos subsidios es automáticamente. Pueden ser gastos de comida, gastos de kilometraje o incluso alojamiento. En este caso, se debe el reembolso de los gastos, sin necesidad de prueba.
El reembolso al costo real . En este caso, el trabajador deberá presentar una prueba pagos realizados en el ejercicio de sus funciones. Así, el empleador reembolsa al empleado con base en los gastos incurridos por este último. Estos honorarios profesionales no son no están incluidos en el salario.

Deberá elegir la solución que mejor se adapte a la funcionamiento de su compañía y su esfera de influencia. Frequently, the expense of the real thing is avoided.

De cada tres empleados, el doble haría trampa en la elaboración de sus cuentas de gastos en la empresa (SAP-Concur, 2021).

Control de las cuentas por pagar.

Para eludir sobreesfagos, es necesario instaurar ciertas normas para el manejo de los cobros. Si la legislación le solicita que devuelva este género de pagos, aún tiene una pequeña porción de maniobrilla y es posible que sea capaz de gestionar esta enorme cuenta de presupuesto.

Por ejemplo, tienes la capacidad de poner un techo en base al tipo de gasto, dentro de una magnitud que se ajuste a lo que se pagó. También puedes promover tus propios hábitos económicos positivos, por ejemplo, usar el transporte público o alojarte en alojamientos hoteleros modestos. Al fin y al cabo, acaba limitando la devolución a lo largo del tiempo para evitar que se acumulen los débitos (abonados).

Notar : Está prohibido el rechazo de la compensación por los costos de la profesionalidad aprobados y suministrados.

Anteriormente a los pagos, comunique adelantos sobre ellos.

Varias compañías prefieren una alternativa: la de un adelantamiento de los costos de los profesionales. El propósito de esto es con anterioridad a los pagos del trabajador y abonar una cuantía precisa de dinero.

Estos avances pueden ser:

permanente : el empleado recibe por adelantado una cantidad correspondiente al monto aproximado de sus gastos mensuales. Este último tendrá que devolver el pago en exceso al final de su contrato de trabajo.
Puntual : los fondos se pagan al empleado antes de que emprenda una misión o un viaje. Es, en cierto sentido, un «sobre» que se deducirá del reembolso de los informes de gastos posteriores.

No recomendamos el uso de estos métodos. En efecto, respectotrazabilidad y gestión contabledeben evitarse los anticipos sobre gastos profesionales.

Honorarios profesionales y cotizaciones a la seguridad social

Como se indicó anteriormente, los gastos profesionales están excluidos de la base para el cálculo de las cotizaciones al seguro social y de la base CSG-CRDS.

Cuando se paga en términos reales, no están exentos . No obstante, pueden serlo cuando son de precio fijo según una escala establecida por URSS.

Los vales de comida o los gastos incurridos en el contexto de la movilidad profesional, por ejemplo, pueden estar exentos de los impuestos de seguridad social si no superan una cierta cantidad.

¿Podemos negarnos a pagar un informe de gastos?

En la práctica, no es posible rechazar el reembolso de un informe de gastos. Por otro lado, el empleador no puede pagar los gastos del empleado si éste no ha seguido ciertas reglas inherentes a la empresa. P.ej :

Incumplimiento de la política de gastos: el empleado presentó un informe de gastos que no cumple con su política de gastos profesionales;
Falta de comprobante de gastos: no se proporcionó la factura o comprobante del monto gastado;
Incumplimiento de los plazos de presentación: los informes de gastos no se presentaron a tiempo;
El informe de gastos excede la cantidad autorizada: el empleado generó gastos profesionales superiores a los autorizados por su empresa.

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