▷ 3 pasos para una firma electrónica legal

Cada vez son más las empresas que apuestan por la digitalización de su actividad, pero también por las transacciones e intercambios online.

En este contexto, la firma electrónica se ha convertido en una herramienta esencial, incluso indispensable, para autenticar documentos en línea.

De hecho, la firma electrónica permite tanto verificar la identidad de la persona que firma el documento como garantizar la integridad del documento firmado.

Poco a poco, la firma electrónica tiende a sustituir cada vez más a la firma manuscrita. Al mismo tiempo, es muy apreciado para garantizar fácilmente la autenticidad del documento firmado.

¿Por qué es realmente importante optar por la firma electrónica? ¿Cuáles son los criterios imprescindibles para que la firma electrónica de los documentos de su empresa sea legal? Finalmente, revelaremos los 3 pasos esenciales para crear una firma electrónica legal en sus documentos comerciales.

Los desafíos detrás de la firma electrónica de sus documentos comerciales

Optar por la firma electrónica de los documentos de su empresa es muy importante por tres motivos:

La seguridad y confidencialidad de sus documentos comerciales;
Ahorro de tiempo y reducción de costes;
Cumplimiento de ciertas normas y reglamentos.

Seguridad y privacidad de los documentos de su empresa

El uso de la firma electrónica permite garantizar tanto la seguridad como la confidencialidad de los documentos firmados. De hecho, a diferencia de una firma manuscrita, una firma electrónica es difícil de falsificar.

Además, el uso de la firma electrónica permite asegurar su autenticidad, así como la integridad del documento firmado.

Asimismo, la empresa cuenta con todos los elementos para asegurar la trazabilidad de la firma, reduciendo así el riesgo de abuso o fraude.

Ahorro de tiempo y reducción de costes

Entre las múltiples ventajas de la firma electrónica, destacamos que reduce significativamente los costes y el tiempo necesarios para firmar un documento y tramitarlo.

De hecho, la automatización del proceso de firma es una fuente importante de ahorro de tiempo.

Como la firma electrónica se puede realizar de forma remota, es posible reducir:

El tiempo de viaje para firmar el documento;
Impresión en papel;
O los costos de archivar estos documentos.

Cumplimiento de ciertas normas y reglamentos

La comprobación de firmas se encuentra avalada por la legislación de varios estados como siendo eficaz. Esto da la posibilidad de asegurar la fiabilidad de la marca, sin embargo asimismo acortar el contagio de documentos entre representantes de diferentes naciones.

En la Unión Europea, la legislación eIDAS creó el marco legislativo para la uniformidad de las huellas dactilares en todos los estados miembros.

Este decreto legislativo posibilita asegurar las huellas dactilares, además sus normas de fiabilidad.

Los criterios imprescindibles para que la firma electrónica de los documentos de tu empresa sea legal

Las múltiples ventajas de la firma electrónica no deben hacernos olvidar la importancia de que cumpla una serie de criterios para ser legal. Estos criterios incluyen:

Autenticación de la identidad del firmante y del solicitante;
integridad del documento;
Así como cumplir con la normativa en materia de protección de datos de carácter personal.

Autenticación de la identidad del firmante y del solicitante

Para garantizar la autenticidad de la firma, es imprescindible que previamente se verifique la identidad del propio firmante. Para ello existen varios métodos, pero la autenticación biométrica destaca como la más fiable.

👍 Factorial eligió a Signaturit como socio de confianza defirma electrónica de sus documentos a través de su software de RRHH.

Integridad del documento

El tema de la integridad del documento es crucial cuando se trata de firma electrónica.

En efecto, para que el documento firmado sea admisible, es necesario poder probar que el documento no ha sido modificado entre el momento en que se presenta para la firma y el momento en que se firma.

Las soluciones de firma en línea reconocidas utilizan un método de «sellado» del documento que garantiza que el documento no ha sido manipulado.

Cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos de carácter personal

Las empresas con sede en la Unión Europea que manejan datos personales deben cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR).

Por lo tanto, para crear una firma electrónica, se debe tener cuidado para garantizar que el proceso de firma cumpla con las normas europeas sobre la recopilación, el procesamiento y el almacenamiento de datos personales.

Los 3 pasos imprescindibles para crear una firma electrónica legal en los documentos de tu empresa

En los próximos años, es muy probable que la firma electrónica se utilice cada vez más para firmar diversos documentos comerciales, y no solo documentos de recursos humanos.

Estos son los 3 pasos esenciales para firmar legalmente documentos comerciales:

Elija la solución de firma electrónica;
Crear un certificado de firma electrónica;
Agregue firma electrónica a sus documentos comerciales.

Elija la solución de firma electrónica

La firma electrónica, para que tenga valor legal, requiere pasar por un tercero de confianza.

En definitiva, se trata de elegir una empresa autorizada para realizar operaciones de seguridad jurídica que permitan la autenticación, pero también la transmisión y almacenamiento de datos.

Crear un certificado de firma electrónica

La firma digital requiere:

Que la identidad del firmante sea validada antes por un proveedor de servicios autorizado para la denominada certificación electrónica;
Crear una firma electrónica utilizando una clave de firma. Solo una persona está autorizada a recibir esta clave de firma. Por lo tanto, el firmante en nombre de una empresa solo puede ser una persona física.

Según el Código Civil, la firma que respeta estos dos puntos es la única que puede considerarse equivalente a la firma olográfica.

Agregue su firma a sus documentos comerciales

Una vez obtenido el certificado de firma electrónica, habrá que

conectarse al sitio de firma electrónica o ser guiado a su plataforma segura Factorial para sus documentos de recursos humanos;
agregar los documentos a firmar en formato PDF;
notificar a los signatarios que un documento está esperando su firma.

También, una alta suma de documentos de la compañía deben ser aprobados dentro de los límites de tiempo definidos. Es el caso, por ejemplo, de los contratos de trabajo, balances y autorizaciones de traspases, etc. En consecuencia, el software de la firma electrónica posee la conocida como «funcionalidad de tiempo de tiempo». Si hay disputa, esta característica hace posible cerrar la cuenta y determinar en qué momento se recibió o se emitió un contrato.

El cierre de tiempo electrónica es importante para llevar un control de las diversas partes del ciclo de existencia de un documento desedificado. Además, como provecho extra, la utilización del sellado de tiempo preserva la seguridad de que los periodos de tiempo oficiales para la retención de los documentos del corporativo sean respetados y, específicamente, los documentos de SR.

Lo que necesitas recordar

A partir del pandemia de salud pública de 2020, la tecnología de la firma electrónica o digital se ha convertido en el instrumento fundamental para comprobar la legitimación de los documentos de comercio en internet. Sus características sobresalientes son indudables.

Permitir que se verifique la autoría del documento, a la vez que se asegura la entera fiabilidad del mismo.

Aparte de la comodidad y protección de los datos, hay otras provechos que se inclinan a favor de la mayor utilización de sellos digitales, esto es, una mejor administración de los costos mediante la falta de impresión de papel y la comprobación legal que genera documentos corroborados en el caso de una disputa legal..

A pesar de ello, la figura de la empresa electronicamente registrada debe poseer una serie de características para ser considerada como tal.

Para la compañía, esto implica elegir una solución de comprobación de identidad en internet que sea valorada como un tercero de seguridad y que se conforme a las reglas de protección de datos.

Además será importante asegurarse de que la solución en cuestión se adecue a las normas eIDAS, que posibilitan la unificación de las huellas dactilares en la Unión Europea.

Por último, la utilización de la firma digital es una ocasión real para la totalidad de compañías que se especializan en la transformación digital y a la vez son responsables y efectivas.

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